合同约定的违约金过高时，当事人可以请求人民法院或者仲裁机构予以适当减少。法院或仲裁机构会以实际损失为基础，兼顾合同的履行情况、当事人的过错程度以及预期利益等综合因素，根据公平原则和诚实信用原则予以衡量并作出裁决。

在合同签订时，当事人通常会约定违约金条款以保障合同的顺利履行。然而，有时可能出现约定的违约金过高的情况。根据《中华人民共和国民法典》第五百八十五条第二款规定，约定的违约金过分高于造成的损失的，人民法院或者仲裁机构可以根据当事人的请求予以适当减少。

当认为违约金过高时，首先需要由当事人提出请求。这里的当事人既可以是违约方，也可能在某些特殊情况下是守约方。因为过高的违约金可能导致利益失衡，影响交易的公平性。

法院或仲裁机构在调整违约金时，会以实际损失为重要参考依据。实际损失包括直接损失和间接损失。直接损失是指因违约行为直接导致的财产减少，如货物的损坏、运输费用的额外支出等；间接损失则是指可得利益的损失，例如因对方违约导致错过的商业机会所造成的利润损失等。

除了实际损失，还会兼顾合同的履行情况。如果合同已经大部分履行，只是存在一些轻微的违约行为，那么在调整违约金时会考虑适当降低。当事人的过错程度也是重要因素，如果违约方是因为不可抗力等不可预见、不可避免的原因导致违约，与故意违约相比，在调整违约金时也会有所不同。

同时，预期利益也会被纳入考量范围。预期利益是指合同正常履行时当事人可以获得的利益。法院或仲裁机构会综合这些因素，依据公平原则和诚实信用原则，对违约金进行适当调整，以平衡双方当事人的利益，维护市场交易的公平和稳定。

法律依据：

《中华人民共和国民法典》 第五百八十五条

当事人可以约定一方违约时应当根据违约情况向对方支付一定数额的违约金，也可以约定因违约产生的损失赔偿额的计算方法。

约定的违约金低于造成的损失的，人民法院或者仲裁机构可以根据当事人的请求予以增加；约定的违约金过分高于造成的损失的，人民法院或者仲裁机构可以根据当事人的请求予以适当减少。

当事人就迟延履行约定违约金的，违约方支付违约金后，还应当履行债务。