房屋他项权证的办理主体通常为抵押权人（如银行、金融机构等），或根据抵押合同约定由抵押人与抵押权人共同申请，但实践中以抵押权人作为主要办理方为主，需抵押人配合提供相关材料。

房屋他项权证是不动产登记机构颁发的，证明房屋产权以外其他权利（如抵押权、地役权等）的法定凭证，其办理主体需结合法律规定与实际交易场景综合确定。根据《不动产登记暂行条例》及《不动产登记暂行条例实施细则》，办理流程需严格遵循“申请-审核-登簿-发证”的法定程序，具体办理主体可从以下维度分析：

从法律依据看，《不动产登记暂行条例》第十四条明确，因买卖、设定抵押权等申请不动产登记的，应当由当事人双方共同申请。但该条款中的“共同申请”并非要求双方均为办理主体，而是指需双方配合完成申请行为。实践中，由于抵押权人对他项权证的取得具有直接利益（作为债权实现的担保），且办理过程涉及对抵押房屋的权属核查、抵押金额确认等核心事项，因此通常由抵押权人主导办理流程，抵押人仅需按要求提供身份证、房产证、抵押合同等材料。

从常见交易场景看，按揭贷款购房、房产抵押贷款等情形中，抵押权人为银行或金融机构时，办理他项权证是贷款发放的前置条件之一。银行会指定专人或委托第三方机构（如律师事务所、担保公司）向不动产登记机构提交申请，抵押人需配合签署《不动产登记申请表》《抵押合同》等文件，并提供房屋所有权证、土地使用权证（若有）、身份证明等材料。此时，抵押权人作为办理主体，承担提交申请、跟进审核、领取证书等主要流程，抵押人仅需履行配合义务。

从特殊情形看，若抵押双方在合同中明确约定“由抵押人负责办理他项权证”，则需按约定执行，但需注意《不动产登记暂行条例实施细则》第六十六条规定，办理抵押权登记需提供“主债权合同和抵押合同”“不动产权属证书”等材料，而不动产权属证书由抵押人持有，故即便约定由抵押人办理，仍需抵押权人配合提供营业执照、授权委托书等主体材料，因此“单独办理”在实践中几乎无法实现，仍需双方协作。

从法律风险角度，若未明确办理主体或未及时办理他项权证，可能导致抵押权未设立，债权人无法优先受偿。根据《中华人民共和国民法典》第四百零二条，以不动产抵押的，抵押权自登记时设立。因此，抵押权人需主动主导办理流程，抵押人需积极配合，避免因材料缺失、流程延误导致抵押权无法生效，影响债权安全。

此外，办理他项权证需向不动产登记机构提交的材料包括：不动产登记申请书、抵押双方身份证明、不动产权属证书、主债权合同与抵押合同、其他必要材料（如评估报告、婚姻状况证明等）。材料齐全且符合法定形式的，不动产登记机构通常在30个工作日内完成审核并颁发证书，证书由抵押权人持有，直至主债权清偿后办理注销登记。

法律依据：

《城市房地产抵押管理办法》 第三十条

房地产抵押合同自签订之日起30日内，抵押当事人应当到房地产所在地的房地产管理部门办理房地产抵押登记。

《城市房地产抵押管理办法》 第三十三条

登记机关应当对申请人的申请进行审核。凡权属清楚、证明材料齐全的，应当在受理登记之日起7日内决定是否予以登记，对不予登记的，应当书面通知申请人。

《城市房地产抵押管理办法》 第三十四条

以依法取得的房屋所有权证书的房地产抵押的，登记机关应当在原《房屋所有权证》上作他项权利记载后，由抵押人收执。并向抵押权人颁发《房屋他项权证》。以预售商品房或者在建工程抵押的，登记机关应当在抵押合同上作记载。抵押的房地产在抵押期间竣工的，当事人应当在抵押人领取房地产权属证书后，重新办理房地产抵押登记。