劳动合同解除或终止后,用人单位应当至少保存二年。此规定源于《中华人民共和国劳动合同法》,旨在保障劳动者在劳动争议处理中的举证权益,覆盖劳动仲裁及诉讼的时效周期。

根据《中华人民共和国劳动合同法》第五十条第二款明确规定:“用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本,至少保存二年备查。”这一法律条款明确了用人单位的强制性义务,其立法目的在于应对劳动争议处理中的举证需求。实践中,劳动争议申请仲裁的时效期间为一年(《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》第二十七条),若劳动者在时效内主张权利,用人单位保存的劳动合同文本可作为关键证据,证明劳动关系存续期间的权利义务约定,如工资标准、工作岗位、合同期限等核心内容。

需注意的是,“至少保存二年”并非仅针对劳动合同文本本身。根据《工资支付暂行规定》第六条第三款,用人单位同样需对“工资支付记录”(如工资条、银行转账凭证等)保存二年以上备查。实践中,劳动合同文本常与工资支付记录、考勤记录、解除/终止劳动合同证明等材料相互关联,共同构成劳动关系的完整证据链。因此,用人单位在保存劳动合同时,应将上述关联材料一并归档,避免因证据不全导致举证不能。

用人单位未按规定保存劳动合同的,将面临明确的法律后果。《中华人民共和国劳动合同法》第八十九条规定:“用人单位违反本法规定未向劳动者出具解除或者终止劳动合同的书面证明,由劳动行政部门责令改正;给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。”虽然该条款直接指向“书面证明”,但司法实践中,若用人单位因未保存劳动合同文本导致劳动者无法举证证明劳动关系关键事实(如未签订书面劳动合同的二倍工资差额、违法解除赔偿金等),劳动仲裁机构或法院可能推定劳动者主张成立,用人单位需承担不利后果。

关于保存期限的起算点,法律明确为“劳动合同解除或终止后”。例如,劳动合同于2023年1月1日终止,用人单位的保存义务自该日起计算,至2025年1月1日届满。若期间劳动者提起劳动仲裁或诉讼,即使已超过二年,用人单位仍需继续保存相关文本直至争议解决完毕,否则可能因证据灭失承担败诉风险。

从实操角度看,用人单位应建立规范的档案管理制度。建议采用纸质与电子备份双存档模式,电子存档需确保数据不可篡改且长期可读(如PDF格式加密存储)。对于涉及特殊情况的劳动合同(如无固定期限劳动合同、存在竞业限制条款的合同),即使超过二年,若劳动者主张竞业限制补偿、保密义务等未了结事项,用人单位仍需延长保存期限,直至所有权利义务结清。

综上,用人单位保存劳动合同的二年期限是法律的强制性要求,不仅是合规管理的必要环节,更是防范劳动争议风险的关键举措。忽视这一义务可能导致举证不能、行政处罚或民事赔偿,用人单位需高度重视档案的规范保存与管理。

劳动合同用人单位保存几年有效(0)

法律依据:

《中华人民共和国劳动合同法》 第五十条

用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。

劳动者应当按照双方约定,办理工作交接。用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的,在办结工作交接时支付。

用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本,至少保存二年备查。