办理房屋租赁合同备案，所需证件主要有租赁合同、身份证明、房屋权属证明等；手续一般包括申请、受理、审核、备案等步骤。

首先来了解所需证件。对于出租人和承租人而言，双方的身份证明是必不可少的。如果是自然人，需提供身份证；若是法人或其他组织，则要提供营业执照等相关证明文件。房屋权属证明也很关键，例如房产证，它能证明出租人对房屋拥有合法的出租权利。若房屋为共有，还需提供其他共有人同意出租的证明。房屋租赁合同文本也是必须的，合同应包含租赁双方的基本信息、租赁房屋的具体情况、租赁期限、租金及支付方式等重要内容。

接着看办理手续。第一步是申请，租赁双方需前往当地房地产管理部门或相关机构提出房屋租赁合同备案申请，并提交上述准备好的证件和材料。申请时，要确保填写的申请表信息准确无误。第二步是受理，相关部门收到申请和材料后，会对其进行初步查验。若材料齐全、符合要求，就会予以受理；若材料不完整，会要求申请人补充完善。第三步是审核，受理后，工作人员会对提交的材料进行详细审核，核实租赁合同的真实性、合法性，以及出租房屋是否符合相关规定等。第四步是备案，经过审核，若申请符合规定，相关部门会将房屋租赁合同予以备案，并出具备案证明。备案证明是房屋租赁合同备案的重要凭证，具有一定的法律效力。

不同地区可能在具体的证件要求和手续流程上存在一些差异。因此，在办理房屋租赁合同备案前，建议先咨询当地的房地产管理部门，以确保准备齐全所需证件和顺利完成备案手续。

法律依据：

《物业管理条例》 第三十八条

物业服务合同终止时，物业服务企业应当将物业管理用房和本条例第二十九条第一款规定的资料交还给业主委员会。

物业服务合同终止时，业主大会选聘了新的物业服务企业的，物业服务企业之间应当做好交接工作。